Niezbędne wyposażenie każdej firmy: sprzęt biurowy
Sobota, 27 kwietnia 2024
Prowadzenie firmy związane jest z obiegiem różnego rodzaju dokumentów, także tych w tradycyjnej, papierowej formie. Im więcej pracowników zatrudnia dane przedsiębiorstwo, tym więcej jest pracy typowo administracyjnej - trudno się w niej obejść bez urządzeń biurowych. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jaki sprzęt powinien znaleźć się na wyposażeniu każdego firmowego biura.
Nie zawsze da się obyć bez papierowej wersji dokumentacji; drukarki są więc podstawowym urządzeniem biurowym. Mamy do wyboru urządzenia o różnej technologii druku - atramentowe i laserowe, drukarki o różnym przeznaczeniu i różnej jakości wydruku, zależnie od potrzeb danej firmy.
Czasem trzeba wydrukować elektroniczny dokument, często jest na odwrót - digitalizujemy papierowe, zwykle odręcznie przez kogoś podpisywane, pisma, przede wszystkim po to, żeby wysłać je mailem. Ponadto cyfrowe pliki graficzne to wygodna forma przechowania danych - nie zajmują fizycznie dodatkowego (poza samym pojemnym nośnikiem) miejsca, jak kolejne segregatory z dokumentami na coraz to nowszych (i coraz bardziej licznych) regałach.
Taki biurowy kombajn obsłuży wiele komputerów naraz. Sprawdzi się w średniej wielkości biurze, a sprzęt można podłączyć do firmowej sieci np przez bezprzewodowe wifi lub tradycyjnie. Poza drukowaniem i skanowaniem możemy też wykonywać kserokopie dokumentów, nie angażując w cały proces komputera - wystarczy sama maszyna wielofunkcyjna z opcją xero.
Istnieje takie pojęcie jak maksymalny czas przechowywania papierowego nośnika dokumentu. Wiele papierów traci swoją ważność po kilku latach, na przykład w przypadku ksiąg podatkowych oraz faktur jest to okres pięciu lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego podatku. Nie można pozwolić, by nawet po tak długim czasie, na skutek wyrzucenia dokumentu poufne dane (np. z zawieranych umów) wyciekły na zewnątrz i dostały się w niepowołane ręce. Profesjonalna niszczarka zutylizuje papierowy dokument w taki sposób, że nie da się go już ręcznie poskładać w całość i odtworzyć tą drogą ponownie.
Dokumenty biurowe mają różną rangę, jeśli chodzi o stopień rozdrabniania podczas niszczenia - te z informacjami ściśle tajnymi muszą być pocięte na możliwie najdrobniejsze kawałki. Pokrojony na wąskie paski papier trafia do recyklingu - z makulatury tworzy się papier do druku gazet lub tekturę opakowaniową. Niektóre z niszczarek potrafią także utylizować karty magnetyczne oraz płyty CD.
Powyżej wymienione sprzęty służą do organizacji dokumentów oraz zabezpieczenia ich przed przypadkowym zniszczeniem. Bindownica pomaga łączyć plik luźnych kartek w tematyczną broszurę, potrzebny jest do tego plastikowy grzebień zwany bindą. Laminator służy do zamknięcia kartki papieru w powłoce z przezroczystej grubszej folii, dzięki czemu nie zalejemy ani nie zabrudzimy ważnego dokumentu, nie ulegnie on również rozdarciu ani innym uszkodzeniom mechanicznym.
