Problemy związane z właściwym niszczeniem dokumentów

W wielu organizacjach o niszczeniu dokumentów można mówić z pełnym przekonaniem jako o stałym elemencie codziennej pracy. W niemal każdym biurze możemy więc natknąć się zarówno na niszczarki do dokumentów, jak i na specjalne pojemniki przeznaczone do ich utylizacji. Nie każda osoba dysponuje jednak wiedzą na temat tego, które dokumenty muszą być przeznaczone do niszczenia, które zaś można zutylizować w bardziej konwencjonalny sposób. Co więcej, często mamy do czynienia z sytuacją, w której dokumenty są wyrzucane do klasycznych koszy na śmieci, weryfikacja ich zawartości zajmuje bowiem nam zbyt wiele czasu tak samo, jak i niszczenie wspomnianych dokumentów z wykorzystaniem niszczarki. Pojemniki niszczarek mają i to do siebie, że szybko się przepełniają, a i to wiąże się z koniecznością poświęcania im cennego czasu.

Problemów może być jeszcze więcej. Także jakość sprzętu, który jest przeznaczony do niszczenia dokumentów, niejednokrotnie pozostawia wiele do życzenia. Najtańsze z dostępnych na rynku niszczarek w ogóle nie powinny być brane pod uwagę przy zastosowaniach biurowych, nie spełniają bowiem jakichkolwiek norm związanych z bezpieczeństwem. W praktyce oznacza to, że również ich wykorzystywanie nie daje nam pewności, że dane zostaną usunięte w pełni. Pracownikom wydaje się, że nie łamią prawa, korzystają bowiem ze sprzętu, który zagwarantował im pracodawca. W rzeczywistości jednak okazuje się, że nie jest to aż tak oczywiste.

Same dokumenty mogą mieć zróżnicowany wygląd. Digitalizacja danych już jakiś czas temu stała się faktem, nadal jednak mamy do czynienia przede wszystkim z dokumentami w ich papierowej wersji. Sprawia to, że wiele dokumentów zawierających dane wrażliwe nadal znajduje się poza systemem pozwalającym na ochronę informacji. Problem pojawia się w momencie, w którym decydujemy o pozostawieniu jednych dokumentów w formie elektronicznej i o wydrukowaniu innych. W takim przypadku zwykle wszystkie zalecenia odnoszące się do kontroli przepływu danych ulegają zapomnieniu. Gdybyśmy jednak próbowali odpowiedzieć sobie na pytanie o to, który problem z zarządzaniem danymi wydaje się najbardziej palący, z pewnością musielibyśmy zwrócić uwagę przede wszystkim na to, że wiele osób zwyczajnie nie ma pojęcia o tym, jak chronić dane wrażliwe.

Z jednej strony nieustannie narzekamy na brak procedur, na które moglibyśmy się powoływać chcąc naprawdę bezpiecznie usuwać dokumenty. Z drugiej jednak nawet w sytuacji, w której wspomniane procedury istnieją, trudno mówić o tym, że są one wdrażane we właściwy sposób. Organizacja zatwierdza więc procedurę, która wyraźnie stanowi, że dokumenty mogą być niszczone jedynie z wykorzystaniem niszczarki. Jest ona jednak martwa, jeśli osoba dysponująca dokumentami do zniszczenia ma ograniczony dostęp do urządzenia, które powinno pomóc jej w realizacji tego zadania. Podobnie pozbawiona sensu jest procedura związana z wrzucaniem dokumentów do przeznaczonych w tym celu pojemników, jeśli mają do nich dostęp także osoby nieuprawnione.